Auftragsbekanntmachung: Organisationsuntersuchung DLA 2020

Vergabenummer: VG-2020-7

1. Verfahrensleitende Stelle

Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle:

Deutsche Schillergesellschaft e. V.
Deutsches Literaturarchiv Marbach
Vergabestelle
Schillerhöhe 8-10
71672 Marbach am Neckar
Telefon +49 (0) 7144 / 848-201
Telefax +49 (0) 7144 / 848-290
E-Mail verwaltung@dla-marbach.de

Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind: siehe oben

Zuschlagserteilende Stelle: siehe oben

Ansprechpartnerin:

Prof. Dr. Sandra Richter
Direktorin
Deutsches Literaturarchiv Marbach
Schillerhöhe 8-10
71672 Marbach am Neckar

Telefon +49 (0) 7144 / 848-100
E-Mail sandra.richter@dla-marbach.de

2. Verfahrensart (§ 8 UVgO)

Öffentliche Ausschreibung

3. Form der Angebote

Bieter, die an der öffentlichen Ausschreibung teilnehmen möchten reichen ihr Angebot ausschließlich elektronisch in einer einzigen PDF-Datei mit dem Betreff »Vergabe 1: OrgaU DLA 2020« an folgende Adresse ein:

vergabe1@dla-marbach.de

Angebote, die nicht elektronisch eingehen, werden im Verfahren nicht berücksichtigt.

4. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und Zugriff auf die Vergabeunterlagen

entfällt

5. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung

Bei der anstehenden Organisationsuntersuchung geht es darum, das Deutsche Literaturarchiv Marbach (DLA) in seinen Arbeitsprozessen sowie der damit verbundenen Organisations- und Personalstruktur bestmöglich zur effizienten und weiterhin international sichtbaren Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Aufgaben, zukunfts- und veränderungsfähig, in seinen institutionellen Strukturen und Ressourcen ausreichend und bestmöglich für den Zeitraum der nächsten 15 Jahre aufzustellen.

Der Umsetzungsstand der Empfehlungen der bisher stattgefundenen externen Evaluationsrunden durch den Wissenschaftsrat (Stellungnahmen zum DLA im Juli 2007 und im Mai 2011; Bericht zur Umsetzung der Empfehlungen aus dem Jahr 2014) ist in die Untersuchung mit einzubeziehen. Ebenfalls zu berücksichtigen sind die Ergebnisse der Geschäftsprozessanalyse (GPA, 2007-2009) und die im Zuge der GPA-Umsetzung erarbeiteten Berichte.

Ebenso ist bei der Ermittlung des Personalbedarfs wie bei den Anforderungen an eine räumliche Neustrukturierung zu berücksichtigen, dass das DLA für 2020 eine Erhöhung  der Zuwendungen (19 Personalstellen und zusätzliche Mittel für die Bauplanung) erhalten hat. Mit dieser Investition in Infrastruktur und Personal soll das Haus zukunftsfähig gemacht werden, insbesondere für Maßnahmen und Strategien der Digitalität und die damit einhergehende Umstrukturierung des Hauses.

Teilziele der Untersuchung sind:

• Darstellung der Anforderungen an das DLA
• Aufgabenkritische Betrachtung des Aufgabenportfolios im Rahmen der Satzung der DSG vor dem Hintergrund neuer Aufgaben (insb. Digitalität und Forschung)
• Notwendige Optimierungsmöglichkeiten in den Prozessen
• Notwendige strukturelle Anpassungen und Optimierungsmöglichkeiten in der Aufgabenwahrnehmung
• Schnittstellenbetrachtung
• Ermittlung des Personalbedarfs (inkl. Evaluation der Stellenprofile sowie des Verhältnisses von Projekt- und institutionellen Stellen)
• Ist-Zustand
• Soll-Bedarf inkl. Prognose neuer Aufgaben und dauerhafter struktureller Rückstände. Die Ermittlung des Soll-Bedarfs muss auf der Grundlage der Aufgabenkritik erfolgen.

Als außeruniversitäre Forschungs- und Infrastruktureinrichtung steht das DLA gegenwärtig insbesondere vor zwei großen Herausforderungen (Stärkung digitaler Ansätze und räumliche Neustrukturierung), denen in der Untersuchung Rechnung zu tragen ist und für die es geeignete Maßnahmen zu identifizieren gilt. Insellösungen, insbesondere zwischen den Abteilungen, sind grundsätzlich zu vermeiden, grundlegende Prozesse und Transformationen sind in den Strukturen des DLA insgesamt zu berücksichtigen und umzusetzen.

Ausdrücklich gewünscht ist darüber hinaus auch eine Betrachtung des DLA im internationalen Vergleich (internationale Benchmarks). Mitzubedenken ist dabei, dass wesentliche Arbeitsfelder des DLA mittlerweile kollaborativ entwickelt werden. Zu den strukturell relevanten Kollaborationen zählen:

• Kooperation mit Fachkolleginnen und Fachkollegen sowie Universitäten und außeruniversitären Einrichtungen international (American Friends of Marbach, Bodleian Libraries, Oxford, Israelische Nationalbibliothek (NLI), Jersualem, Institut mémoires de l'édition contemporaine (IMEC, Paris)
• Kooperation im Rahmen des Science Data Centers (SDC4Lit) mit der Universität Stuttgart, u. a. mit einer gemeinsamen Bewerbung im Rahmen des NFDI-Prozesses (text+)
• Projekte »Lesen digital« und »NarrAItions« mit dem Leibniz-Institut für Wissensmedien, Tübingen (IWM)
• Forschungsverbund Marbach Weimar Wolfenbüttel (MWW)
• In Ausstellungskontexten: Kooperationsprojekt »SateLit« mit der Stiftung Brandenburger Tor Berlin

Bei den Untersuchungen sind zwei Stränge zu verfolgen: einerseits die Betreuung der analogen Angebote in Archiv, Bibliothek, Forschung, Museen und Öffentlichkeitsarbeit mit zunehmendem Anteil an digitalen Methoden und Arbeitsformen. Hinzu kommt andererseits die Entwicklung neuer digitaler Arbeitsprozesse und Angebote, die bislang von der kleinen Abteilung Entwicklung getragen wird und sich auf alle Abteilungen und Aufgaben des Hauses erstreckt. Im Hinblick auf diese zwei Stränge sollte die Organisationsstruktur des DLA umfassend betrachtet werden, um ein Changemanagement einleiten zu können bzw. (ggf. zusätzliches) Personal so zu positionieren, dass das DLA zukunftsfähig bleiben kann. Das bedeutet auch, dass Verwaltungsprozesse auf digitale Arbeitsformen umgestellt werden müssen, um ein derart agiles Arbeiten zu ermöglichen.

Die Transition des DLA (bei anhaltendem Wachstum des analogen Bestandes) erfordert dringend eine räumliche Neustrukturierung. Mit dem geplanten Neubau in unmittelbarer räumlicher Nähe sind die Chance und Notwendigkeit einer entsprechenden räumlichen Umorganisation von Tätigkeiten verbunden, die es bei der Untersuchung mit zu bedenken gilt.

Die Querschnittsaufgaben des DLA sind originärer Bestandteil der Untersuchung. Als zentrale Aufgabenbereiche mit hohem Transformationspotential, in denen das DLA als Leiteinrichtung mit internationaler Orientierungsfunktion arbeitet, sind insbesondere die folgenden unter den Aspekten von Digitalität und Forschung bisher unzureichend untersucht:

• Verknüpfung von analogen und digitalen Ansätzen in allen Abteilungen sowie in der Direktion: (1) analoge und digitale Sammlungs-, Erschließungs- und Katalogisierungs- respektive Plattformkonzepte, (2) analoge und digitale Forschungskonzepte, (3) analoge und digitale (kuratorische) Ausstellungs- und Präsentationskonzepte, (4) analoge und digitale Prozesse in Verwaltung und Direktion
• Verknüpfung von infrastrukturellen und forschenden Tätigkeiten in den Abteilungen Archiv, Bibliothek und Entwicklung sowie in der Direktion (u. a. Identifikation, Erschließung und Umgang mit Daten, Datenlebenszyklen, Datasharing, internationale Forschungskooperation und -konzeption, Citizen science)
• Räumliche Organisation von analogen und digitalen Archivanteilen (interimistische Anmietungen, Neubau, Umstrukturierung des Altbaus).

Bei der Untersuchung der Wahrnehmung der Querschnittsaufgaben sind alle Arbeitsprozesse sowie die gesamte Organisationsstruktur des DLA zu untersuchen. Ein ausdrücklicher Schwerpunkt soll dabei auf der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen liegen sowie auf der Abteilung Verwaltung, die entscheidende abteilungsübergreifende Funktionen mitträgt (Veranstaltungsorganisation, Drittmittelverwaltung, Gebäudemanagement). Empfehlungen für eine Professionalisierung und Digitalisierung der Verwaltung sind ausdrücklich gewünscht.

Bei der Personalbedarfsanalyse ist der institutionelle Aufgabenwandel zu berücksichtigen, der sich unter den Aspekten von Digitalität/Forschung und im Hinblick auf die baulichen Themen in den letzten Jahren ergeben hat und den das DLA bisher durch einen Zuwachs von Drittmitteln zu bearbeiten versucht. Zusätzliche Stellenanforderungen sind möglichst konkret und nach TV-L bezüglich der Wertigkeit und Aufgaben zu formulieren (Tätigkeitsbeschreibungen und Stellenbewertungen).

Begonnen werden soll nach Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung im dritten Quartal 2020 (QIII/2020). Nach Bewertung der Dringlichkeiten ergeben sich die folgenden Prioritäten:

Priorität I (Q III/2020)

• Querschnittsaufgaben Digitalität/digitale Transition
• Querschnittsaufgabe räumliche Organisation

Priorität II (Q IV/2020)

• Abteilung Verwaltung (insb. in ihren Schnittstellen)
• Untersuchung der noch ausstehenden Bereiche

Das Verfahren zur systematischen Betrachtung des DLA hat das Ziel, nach einer Analyse ein Optimierungskonzept für die jeweilige Aufgabenerfüllung zu erarbeiten.

Betrachtet werden müssen jeweils:

1. die Aufgaben und Strukturen (Aufbauorganisation),
2. die Geschäftsabläufe (Ablauforganisation, Prozesse und Verfahren) und
3. der daraus resultierende Personalbedarf.

Der Auftragnehmer hat schlüssig darzulegen, wie und in welchen Schritten er die Zielsetzungen der Untersuchung erreicht. Ebenso wird erwartet, dass er die genannten Zielsetzungen kritisch hinterfragt und diese ggf. in Absprache mit dem Auftraggeber anpasst, korrigiert oder ergänzt. Vor Beginn der Untersuchung ist ein verbindlicher Zeitplan mit dem Auftraggeber abzustimmen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftrag in ständigem Kontakt und in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchzuführen.

Die Untersuchung ist grundsätzlich gemäß der Praxisempfehlungen des Organisationshandbuchs BMI/BVA durchzuführen. Der Analyse des Ist-Zustandes ist die Empfehlung eines Soll-Zustandes gegenüberzustellen. Zwischen institutionellen Dauer- und Projektaufgaben ist dabei zu differenzieren. Folgende Analyseinstrumente zur Erhebung sind denkbar: Interviews, Fragebogen, analytisches Schätzen, strukturierte Selbstaufschreibung (jeweils IT-gestützt), ggf. analytisches Berechnungsverfahren, ggf. Multimomentaufnahmen; Funktionsanalysen und Prozessmodellierung. Abgesehen werden soll von Zeitaufnahmen. Ausdrücklich gewünscht und Teil der Aufgabenstellung sind internationale Vergleiche / Benchmarks.

Von dem zukünftigen Auftragnehmer werden Kultur- und Wissenschaftsaffinität, Referenzen durchgeführter Untersuchungen und eine Bekanntgabe der Gewichtungskriterien erwartet.

Hauptort der Ausführung:
Deutsche Schillergesellschaft e. V.
Deutsches Literaturarchiv Marbach
Schillerhöhe 8-10
71672 Marbach am Neckar

6. Lose

Keine Unterteilung in Lose.

7. Nebenangebote

Nebenangebote sind zugelassen.

8. Ausführungsfrist

1.9.2020 bis 31.10.2020.

9. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können

https://www.dla-marbach.de/ueber-uns/ausschreibungen/orgau-dla-2020

10. Angebots- und Bindefrist

Die Frist zur Einreichung des Angebotes endet am 28. August 2020 um 00.00 Uhr. Das Angebot muss bis 10.9.2020 gültig bleiben.

11. Sicherheitsleistungen

entfällt

12. Wesentliche Zahlungsbedingungen

Die Leistungen sind mit einem Festpreis anzubieten. Das Festpreisangebot muss die für die Vorbereitung und Durchführung erforderlicher Besprechungen, Präsentationen, Auslagen und Nebenkosten (z. B. Fahrtkosten, Reise- und Aufenthaltskosten, Post- und Fernmeldegebühren, Bürokosten, Versicherungsprämien, Druck- und Versandkosten) enthalten. Die Abrechnung erfolgt nach zuvor gemeinsam definierten Meilensteinen. Dies enthält auch die Abrechnung vereinbarter optionaler Leistungen. Grundlage der Abrechnung bilden die ordnungsgemäß ausgefüllten Leistungsnachweise. Der Auftragnehmer hat nach Abschluss des Auftrags bis spätestens 30.11.2020 eine Aufstellung der von ihm erbrachten Leistungen beim Auftraggeber zur Gegenzeichnung einzureichen, die als Grundlage für spätere Vergütungsansprüche dienen.

13. Unterlagen zur Eignung und zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Dem Angebot müssen folgende Unterlagen beigefügt werden:

1. Aktueller Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt.
    
2. Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt.
    
3. Eigenerklärung, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung / Berufshaftpflichtversicherung während der gesamten Vertragslaufzeit besteht. Die Deckungssumme beträgt mindestens das 1,5-fache des Auftragswertes.
    
4. Eigenerklärung, dass der Bewerber keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen.
    
5. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
    
6. Kurzbeschreibung des Unternehmens, der Auftraggeber legt besonderen Wert auf folgenden Angaben:
   • Zahl und Qualifikation der Mitarbeiter;
   • Schwerpunkte der unternehmerischen Tätigkeiten;
   • Darstellung der Vorerfahrung mit vergleichbaren Aufträgen.
      
7. Nachweis der erforderlichen Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistung durch Vorlage mindestens einer, idealerweise drei vergleichbaren Referenzen über bisher erbrachte Leistungen. Die Referenzen sollen aufzeigen, dass der Bieter über Sachkunde und praktische Erfahrungen im Bereich der oben genannten Leistung verfügt. Der Auftraggeber ist berechtigt, die angegebenen Referenzen selbst auf Richtigkeit zu überprüfen und bei den entsprechenden Ansprechpartnern Informationen über das Referenzprojekt einzuholen. Dabei wird besonderer Wert gelegt auf:
   • Einhaltung des vorgegebenen zeitlichen Rahmens;
   • Einhaltung des Budgets;
   • Art der Ausführung.

Sollten sich dabei Tatsachen ergeben, die den Bieter als nicht geeignet darstellen, kann er vom weiteren Verfahren aufgrund mangelnder Eignung gem. § 124 Abs. 1 Nr. 8 GWB ausgeschlossen werden.

14. Zuschlagskriterien

Zuschlag erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot, aufgrund der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien, die wie folgt gewichtet werden:

• Wirtschaftlichkeit (40 %)
• Qualifikation und Zuverlässigkeit des Unternehmens (35 %)
• Einhaltung des Projektzeitplans (25 %)